მარაგების აღრიცხვა და მართვა: როგორ შევამციროთ დანაკარგები და გავზარდოთ მომგებიანობა

წარმოიდგინეთ, რომ თქვენი ბიზნესი ქაღალდზე მომგებიანია, გაყიდვებიც სტაბილურია, თუმცა საბანკო ანგარიშზე თავისუფალი თანხა მუდმივად არასაკმარისია. სად მიდის ეს ფული? ხშირად პასუხი საწყობში იმალება -  მარაგებში, რომლებიც ფინანსურ რესურსს დიდი ხნით „ყინავს“.

მარაგების ეფექტიანი მართვა სწორედ იმ ოპტიმალური ბალანსის პოვნაა, რომელიც ბიზნესს ზედმეტი ხარჯების შემცირებაში, დანაკარგების თავიდან აცილებასა და ფულადი ნაკადების უკეთ მართვაში ეხმარება. ამ ბლოგში გაიგებთ, როგორ შეამციროთ ხარჯები, გაათავისუფლოთ მარაგებში ჩადებული თანხა და უფრო ეფექტურად მართოთ ფინანსური რესურსები.

რა არის მარაგი და როგორ განისაზღვრება მისი თვითღირებულება?

მარაგი არის აქტივი, რომელიც შესყიდულია ან წარმოებულია გასაყიდად, მომსახურების გასაწევად ან უშუალოდ გამოსაყენებლად.

ფინანსური აღრიცხვის სტანდარტის (IAS 2) მიხედვით, მარაგის თვითღირებულება სამი მთავარი კომპონენტისგან შედგება:

• შესყიდვის ფასი: რომელსაც ემატება იმპორტისა და არადაბრუნებადი გადასახადები (აკლდება ფასდაკლებები);

• გარდაქმნის ხარჯები: პირდაპირი შრომა და წარმოების ზედნადები ხარჯები;

• სხვა შესაბამისი ხარჯები: მხოლოდ ის ხარჯები, რაც მარაგის მიმდინარე ადგილამდე და მდგომარეობამდე მიყვანას სჭირდება.

  
  

მნიშვნელოვანია ვიცოდეთ, რომ თვითღირებულებაში ავტომატურად არ შედის ჭარბი დანაკარგები, შენახვის ხარჯები (თუ ეს არ არის წარმოების პროცესის ნაწილი), ადმინისტრაციული და გაყიდვის ხარჯები. გარდა ამისა, მარაგი უნდა შეფასდეს თვითღირებულებასა და წმინდა სარეალიზაციო ღირებულებას (წსღ) შორის უმცირესით. თუ ფასები დავარდა, მარაგი მოძველდა ან დაზიანდა, ხდება მისი ჩამოწერა წსღ-მდე.

მარაგი, როგორც „გაყინული ფული“ და მისი 5 ცუდი ტიპი

მარაგის ზრდა ნიშნავს აქტივის ზრდას, მაგრამ ამავდროულად კომპანიის ფულადი სახსრების (Cash) დაკავებას. მთავარი კითხვაა: რამდენი დღეა ფული მარაგში “ჩაკეტილი”?

ფინანსების გადასარჩენად უნდა ვერიდოთ 5 ტიპის ცუდ მარაგს:

1. ზედმეტი;

2. არ გვაქვს (დეფიციტი): რაც იწვევს დაკარგულ გაყიდვებს, უკმაყოფილო კლიენტებს, რეპუტაციის დაზიანებასა და კონკურენტთან გადასვლის რისკს;

3. ნელა იყიდება;

4. მოძველებულია;

5. გვაქვს, მაგრამ ვერ ვპოულობთ.

   
   

გახსოვდეთ, დიდი ფასდაკლებით შესყიდვა ყოველთვის კარგი არ არის. მაგალითად, თუ პროდუქტს 10 ლარის ნაცვლად 8 ლარად ვიყიდით და 20,000 ლარის ეკონომიას გავაკეთებთ, მაგრამ 4,000 ერთეული დაგვრჩება გასაყიდი, საწყობში 32,000 ლარი გაიყინება.

ანალიტიკა: ინსტრუმენტები და ფორმულები ეფექტიანი მართვისთვის

ბუღალტერია გვეუბნება „რამდენი გვაქვს“, ხოლო ანალიტიკა გვიჩვენებს – „რამდენად ეფექტურად ვმართავთ“. მართვისთვის გამოიყენება რამდენიმე საკვანძო მაჩვენებელი და ფორმულა:

1. მარაგების ბრუნვადობა (Turnover) და დღეები მარაგებში (DIO)

• მარაგების ბრუნვადობა: გვიჩვენებს, რამდენჯერ „ტრიალებს“ კომპანიის მარაგი წელიწადში;

ფორმულა: რეალიზებული პროდუქციის თვითღირებულება / საშუალო მარაგებზე.

• DIO (დღეები მარაგებში): გვიჩვენებს, საშუალოდ რამდენი დღე რჩება საქონელი საწყობში.

ფორმულა: 360 გაყოფილი მარაგების ბრუნვადობაზე.

რაც უფრო დაბალია ეს მაჩვენებელი, მით უკეთესია.

2. EOQ (ეკონომიკური შეკვეთის რაოდენობა)

ეს ფორმულა პასუხობს კითხვას: რამდენი შევუკვეთოთ ერთ ჯერზე შეკვეთისა და შენახვის ხარჯების მინიმიზაციისთვის?

ფორმულა: EOQ=√(2DS/H)

• სადაც D არის წლიური მოთხოვნა, S - ერთი შეკვეთის ხარჯი (cost), ხოლო H - ერთეულის შენახვის წლიური ხარჯი;

• მაგალითი: თუ წლის განმავლობაში გჭირდებათ 10,000 ერთეული (D=10,000), ერთი შეკვეთის ხარჯია 450 (S=450), ხოლო ერთი ერთეულის შენახვა 2 გიჯდებათ (H=2), ფორმულით მივიღებთ, რომ ხარჯების მინიმიზაციისთვის ერთ ჯერზე დაახლოებით 2,121 ერთეული უნდა შეუკვეთოთ.

  
  

3. ROP (მარაგების განახლების რაოდენობა)

თუ EOQ გვეუბნება „რამდენი“, ROP პასუხობს კითხვას: როდის უნდა გავაკეთოთ ახალი შეკვეთა?

ფორმულა: ROP = (დღიური მოთხოვნა x მოწოდების ხანგრძლივობა) + მინიმალური მარაგები.

მაგალითი: თუ დღეში საშუალოდ 20 ერთეული იყიდება, საქონლის მოწოდებას 10 დღე სჭირდება და მინიმალური (ბუფერული) მარაგი 50 ერთეულია, ფორმულა იქნება: 20x10+50 = 250 ერთეული. როცა საწყობში ნაშთი 250 ერთეულს გაუტოლდება, ახალი შეკვეთა უნდა გაკეთდეს.

როგორ გვეხმარება ABC კონტროლი

ხშირად  მონაცემები სააღრიცხვო სისტემაში ფიზიკურს არ ემთხვევა. ამის მიზეზი შეიძლება იყოს ის, რომ მიღება ან გატანა არ ჩაიწერა, არასწორი წონა/რაოდენობა მიეთითა, ან შიდა გადაადგილება არ აისახა.

პრობლემის გადასაჭრელად ეფექტურია ABC მიდგომა:

• A (მთავარი პროდუქტები): მოითხოვს ხშირ კონტროლს;

• B (საშუალო მნიშვნელობა): მოითხოვს პერიოდულად კონტროლს;

• C (მცირე მნიშვნელობა): საკმარისია იშვიათად კონტროლი.

  
  

კონტროლისას მხოლოდ რაოდენობის გასწორება არ კმარა. მთავარია ვიკითხოთ: რატომ გაჩნდა სხვაობა? თუ მიზეზს არ გამოვასწორებთ, იგივე შეცდომა ისევ დაბრუნდება.

30-დღიანი სამოქმედო გეგმა

მარაგების მართვის გასაუმჯობესებლად, შეგიძლიათ დაიწყოთ მარტივი 30-დღიანი გეგმით:

• კვირა 1: დავთვალოთ რეალური მარაგი და დავასახელოთ პრობლემური SKU-ები;

• კვირა 2: დავყოთ პროდუქტები (A, B, C): მთავარი / საშუალო / მცირე;

• კვირა 3: დავაწესოთ: რამდენი გვქონდეს და როდის შევუკვეთოთ;

• კვირა 4: შევქმნათ მარტივი დაფა (Dashboard) და პასუხისმგებელი პირები.

შეჯამება

მარაგის მართვა მაშინ არის ეფექტური, როცა სამი რგოლი ერთმანეთთან ურთიერთდაკავშირებულია: ბუღალტერია გვიჩვენებს შედეგს, ანალიტიკა გვიხსნის მიზეზს, ხოლო მენეჯმენტი იღებს გადაწყვეტილებას.

მთავარია დავიმახსოვროთ, რომ მარაგების კარგი მართვა არ ნიშნავს ცარიელ საწყობს. საწყობი უნდა იყოს არა სავსე – არამედ ჭკვიანურად სავსე. ეს კი მიიღწევა სამი მარტივი პრინციპით:

სწორი პროდუქტი • სწორი რაოდენობა • სწორი დრო.